Gửi email đến khách hàng thường được xem là nhiệm vụ của những nhân viên cấp dưới. Tuy nhiên trong một số trường hợp, đích thân CEO gửi email đến khách hàng lại là những cách tiếp cận hiệu quả nhất, bởi khách hàng sẽ cảm nhận được tầm quan trọng của họ trong sự thành công của công ty.

1. Khi muốn cảm ơn khách hàng

Trong thời đại công nghệ số hiện nay, mỗi người có thể nhận được hàng trăm email mỗi ngày. Tuy nhiên thực trạng này không phải là nguyên nhân ngăn bạn gửi thư/thiệp chúc mừng đến khách hàng. Chẳng hạn, một bức thư cảm ơn trong dịp lễ Giáng sinh tới đây sẽ là một lời tri ân đến khách hàng vì đã lựa chọn công ty của bạn. Ngoài thư điện tử, thư tay cũng là một lựa chọn không tồi trong những trường hợp như vậy.

2. Khi xảy ra sự cố rò rỉ dữ liệu

Mỗi công ty luôn có hệ thống ngăn chặn rò rỉ dữ liệu, tuy nhiên không một ai dám đảm bảo tình trạng ấy không thể xảy ra. Vậy nên, bạn vẫn phải có những phương án dự phòng cho những trường hợp như vậy.

Theo một báo cáo năm 2016 của AT&T Cybersecurity Insights, có khoảng 62% tổ chức biết mình bị tấn công dữ liệu, tuy nhiên chỉ có 34% tin rằng mình có biện pháp phản hồi hiệu quả đến khách hàng.

Lời khuyên là, khi biết dữ liệu khách hàng đang bị tấn công, người đứng đầu công ty cần đích thân gửi thư đến khách hàng, chỉ rõ vấn đề đang xảy ra, cách giải quyết của công ty, số lượng khách hàng bị ảnh hưởng, và những biện pháp để ngăn chặn tình trạng tương tự xảy ra trong tương lai.

3. Khi công ty được sáp nhập hoặc thâu tóm thêm công ty khác

Khi công ty của bạn sáp nhập vào một công ty khác, hoặc vươn tay thâu tóm một công ty nào đó, thì bộ phận truyền thông hoàn toàn có thể gửi một bản thông cáo đến các đơn vị báo chí để thông báo tin tức này.

Tuy nhiên, một email từ CEO sẽ khiến thông tin này đi sâu vào lòng khách hàng hơn. Trong email, CEO nên chỉ rõ những mặt tích cực của việc sáp nhập, những lợi thế để công ty phát triển sau sáp nhập, và những cải thiện công ty có thể cung cấp cho khách hàng.

4. Khi công ty nhận được những phản hồi không tốt từ truyền thông

Một vài năm trước, Amazon đã nhận được vài bài báo tiêu cực đến từ tờ The New York Times. Trước tình thế ấy, CEO Jefff Bezos đã đích thân gửi email đến từng nhân viên, đồng thời cũng không ngăn cản họ đọc những bài báo đó. Trong email, ông nêu rõ những phản hồi của mình về bài viết, chỉ ra các vấn đề công ty đang gặp phải và cách để giải quyết.

Vậy nên, nếu công ty của bạn gặp phải một vài tin tức truyền thông tiêu cực, hãy bình tĩnh chỉ rõ vấn đề cho khách hàng với sự tự tin và minh bạch cao nhất có thể. Điều này sẽ giúp khách hàng an tâm hơn khi lựa chọn công ty của bạn.

5. Khi có sự thay đổi quan trọng trong đội ngũ quản lý

Khi công ty thay đổi nhân sự ở cấp độ quản lý, hãy khéo léo gửi những thông tin này đến khách hàng, để họ cảm nhận được sự quan tâm của công ty, đồng thời khiến họ không thấy xa lạ khi bất chợt biết được tin tức này từ một nơi khác.

Khi CEO trực tiếp gửi những thông tin đến cho khách hàng, dù bất kỳ thể loại nào, từ mục tiêu doanh nghiệp đến sự thay đổi trong bộ máy quản lý, khách hàng sẽ biết và cảm nhận được tầm quan trọng của họ đối với công ty. Chỉ với một thông báo nho nhỏ, công ty và khách hàng sẽ kết nối với nhau, tạo nên những sự gắn bó lâu dài về sau.

Theo: Enternews